Per què l’administració és el millor lloc per començar
En moltes pimes, la feina administrativa creix sense que ningú se n’adoni. Cada client nou, cada proveïdor i cada comanda afegeix una mica més de copiar, enganxar, revisar i arxivar. Són tasques necessàries, però consumeixen hores que l’equip podria dedicar a atendre clients, a prendre decisions o a millorar el servei.
L’administració té, a més, una característica que la fa ideal per automatitzar: gran part de la feina segueix unes regles. Una factura sempre té un proveïdor, una data i uns imports; un correu de sol·licitud sempre s’ha de derivar a algú; un informe mensual sempre es fa amb les mateixes dades. On hi ha regles i repetició, hi ha marge per automatitzar.
Quines tasques es poden automatitzar
No totes les tasques són bones candidates. Aquestes són les que solen donar més joc en una empresa petita o mitjana.
Entrada de dades de documents
Llegir factures, albarans o comandes i passar-ne les dades al programa de gestió és una de les tasques més habituals i més pesades. Avui es pot automatitzar bona part d’aquesta lectura i deixar per a una persona només la validació dels casos dubtosos.
Correu i sol·licituds
Classificar els missatges entrants, identificar de què tracten, derivar-los a la persona adequada i preparar un esborrany de resposta per a les consultes més habituals. L’equip continua responent, però parteix d’una safata ordenada.
Informes periòdics
Si cada setmana o cada mes algú recull dades de diversos llocs —fulls de càlcul, programa de gestió, correus— per muntar el mateix informe, aquesta és una candidata clara. L’automatització pot recollir les dades i generar l’informe; la persona el revisa i l’interpreta.
Arxiu i classificació de documents
Anomenar, etiquetar i desar cada document a la carpeta que toca és una feina petita, però multiplicada per centenars de documents és una font constant d’errors i de temps perdut buscant coses.
Seguiment, avisos i recordatoris
Avisar quan un termini s’acosta, quan una factura no s’ha cobrat, quan un expedient porta massa dies aturat o quan una dada no quadra. Són tasques que depenen de la memòria d’algú i que una automatització pot vigilar de manera constant.
Si vols veure més exemples de processos concrets i com els plantegem, a la pàgina d’automatització de processos en trobaràs un resum.
Quines tasques és millor no automatitzar (encara)
Tan important com saber què automatitzar és saber què deixar com està. Val la pena esperar, o mantenir-hi sempre una persona, en aquests casos:
- Tasques que es fan poques vegades l’any: l’esforç de posar-les en marxa no compensa.
- Processos que canvien cada setmana o que ningú té clar com funcionen: primer cal ordenar-los.
- Decisions delicades, com condicions a mida, reclamacions o temes legals, que necessiten criteri i context.
- Tasques on un error té conseqüències greus i no hi ha manera fàcil de detectar-lo.
Automatitzar un procés desordenat només fa que el desordre vagi més de pressa.
Com triar la primera tasca
Per decidir per on començar, pots fer un exercici senzill amb l’equip. Durant una o dues setmanes, apunteu les tasques repetitives que feu i, per a cadascuna, responeu quatre preguntes:
- Quantes vegades es repeteix? Com més freqüent, més retorn.
- Segueix unes regles clares? Si dues persones la fan de la mateixa manera, és bona candidata.
- La informació ja és digital? Si tot arriba en paper, potser el primer pas és digitalitzar.
- Què passa si hi ha un error? Com més petit és el risc, més fàcil és començar.
La tasca ideal per a una primera prova és la que puntua alt en les tres primeres i té un risc baix en l’última. Per exemple, una empresa que rep moltes comandes per correu i les passa a mà al programa de gestió té aquí una candidata molt clara.
Com començar: una prova petita i mesurable
Un cop triada la tasca, el procés recomanable és gradual:
- Mesura el punt de partida. Quant temps hi dediqueu, quants errors hi ha, quanta feina s’acumula. Sense aquesta referència, no sabràs si ha millorat.
- Acota l’abast. Millor automatitzar bé un tipus de document o de correu que intentar cobrir tots els casos de cop.
- Defineix qui revisa. L’automatització prepara i proposa; una persona valida, sobretot les primeres setmanes.
- Prova amb casos reals. Les proves amb dades inventades amaguen els problemes que després apareixen al dia a dia.
- Compara i decideix. Si els resultats són bons, amplia l’abast; si no, revisa què ha fallat abans de descartar-ho.
Abans de connectar dades de clients o de l’empresa a cap eina, cal revisar on es processen, qui hi té accés i si es compleix el RGPD. És un pas que no s’ha de saltar.
Eines existents, connexions o un programa a mida
Hi ha tres camins habituals, i no s’exclouen:
- Aprofitar les eines que ja tens. Molts programes de gestió, eines de correu i fulls de càlcul tenen funcions d’automatització que no es fan servir. De vegades n’hi ha prou amb configurar-les bé.
- Connectar les eines entre elles. Quan el problema és que la informació viu en programes que no es parlen, una integració que mogui les dades d’un lloc a l’altre pot estalviar molta feina manual. Aquí sovint també hi entren les eines d’IA, per llegir documents o classificar missatges.
- Un programa fet a mida. Si el dia a dia depèn d’una barreja de fulls de càlcul, correus i programes que ja no donen més de si, potser el que cal és un programa de gestió a mida que reculli les dades en un sol lloc i incorpori les automatitzacions des del principi.
La recomanació és començar pel camí més senzill que resolgui el problema i anar-lo ampliant a mesura que es demostra que funciona.
Errors habituals
Els projectes d’automatització que no surten bé solen fallar per motius semblants:
- Voler-ho automatitzar tot alhora en lloc de començar per una sola tasca.
- No mesurar el punt de partida i, per tant, no saber si hi ha hagut millora.
- Deixar l’automatització sense responsable: quan falla alguna cosa, ningú se n’adona.
- Automatitzar un procés sense revisar-lo abans i perpetuar-ne els defectes.
- No explicar a l’equip què canvia i per què, i trobar resistència on hi hauria d’haver ajuda.
Com ho treballem des d’Osona
A 2click ajudem pimes de Vic, Osona i la resta de Catalunya a automatitzar la feina administrativa de manera gradual: primer entenem com treballa l’equip i on se’n va el temps, després triem una tasca concreta, la provem amb un abast limitat i, si funciona, l’ampliem. Pots veure alguns exemples de la nostra feina a l’apartat de projectes. Si vols valorar quina tasca podríeu automatitzar primer, escriu-nos sense compromís des de la pàgina de contacte.